Βοήθεια — Γραμματεία Φροντιστηρίου
HELP • GMATHS SMART FRONT OFFICE

Γραμματεία Φροντιστηρίου

Ο πλήρης οδηγός της Γραμματείας GMATHS, γραμμένος βήμα-βήμα. Περιλαμβάνει όλες τις βασικές λειτουργίες της εφαρμογής και τις νέες δυνατότητες επικοινωνίας: μαθητές, κηδεμόνες, συνεργάτες, φωνητικές εντολές, ραντεβού, πρόγραμμα, απουσίες, αξιολογήσεις, πληρωμές, αποδείξεις, ΑΑΔΕ / myDATA, DATA, backup και επαναφορά.

🎓 ΜαθητέςΚαρτέλες, τμήματα και στοιχεία
🗓 ΠρόγραμμαΚαθηγητές, ώρες και απουσίες
🧾 ΑποδείξειςPDF και αποθήκευση στο DATA
🏛 myDATAMARK, ακύρωση και επαναδιαβίβαση
Πρώτη εκκίνηση Αρχική Μαθητές Επικοινωνία Κηδεμόνας Ραντεβού Πρόγραμμα Αυτόματο πρόγραμμα Απουσίες Πληρωμές ΑΑΔΕ Υλικό τμήματος Backup

Πρώτη εκκίνηση

Οι βασικές ρυθμίσεις γίνονται μία φορά.

📁

Φάκελος DATA

Εδώ αποθηκεύονται τα PDF των αποδείξεων, ώστε να υπάρχουν συγκεντρωμένα στον υπολογιστή.

  • Δημιούργησε στον υπολογιστή έναν φάκελο με όνομα DATA, κατά προτίμηση στη θέση C:\DATA.
  • Στην πρώτη εκκίνηση πάτησε «Επιλογή φακέλου DATA» και επίλεξε τον συγκεκριμένο φάκελο.
  • Όταν ο browser ζητήσει άδεια πρόσβασης στον φάκελο, επίλεξε Να επιτρέπεται. Χωρίς αυτή την άδεια η εφαρμογή δεν μπορεί να αποθηκεύσει τα PDF εκεί.
  • Μετά από επανεκκίνηση browser, καθαρισμό δεδομένων ή αλλαγή υπολογιστή μπορεί να χρειαστεί να επιλέξεις ξανά τον ίδιο φάκελο.
  • Η επανασύνδεση του DATA δεν διαγράφει μαθητές, πληρωμές, απουσίες ή άλλο ιστορικό.
Τι κάνω την πρώτη φορά
  1. Ανοίγω την Εξερεύνηση αρχείων των Windows.
  2. Δημιουργώ τον φάκελο C:\DATA.
  3. Ανοίγω τη Γραμματεία.
  4. Πατάω «Επιλογή φακέλου DATA».
  5. Επιλέγω το C:\DATA και δίνω άδεια πρόσβασης.
Αν δεν δημιουργείται PDF: έλεγξε πρώτα αν ο browser έχει ακόμη άδεια πρόσβασης στον φάκελο DATA.
🔑

Άδεια χρήσης

Ο κωδικός ενεργοποίησης ελέγχεται αυτόματα κάθε φορά που ανοίγει η εφαρμογή.

  • Μετά τη σύνδεση του DATA η εφαρμογή ελέγχει αν υπάρχει έγκυρη άδεια χρήσης.
  • Αν ο κωδικός είναι ήδη σωστά αποθηκευμένος, εμφανίζεται για λίγο η οθόνη «GMATHS · Προετοιμασία εφαρμογής» και μετά ανοίγει μόνη της η Γραμματεία.
  • Δεν χρειάζεται να ξαναγράφεις τον κωδικό σε κάθε άνοιγμα.
  • Η οθόνη εισαγωγής κωδικού εμφανίζεται μόνο όταν ο κωδικός λείπει, δεν είναι έγκυρος ή έχει προηγηθεί αποδέσμευση.
  • Αν πρόκειται να αλλάξεις υπολογιστή, πάρε πρώτα Αντίγραφο και μετά κάνε Αποδέσμευση.
Κανονική λειτουργία: αν βλέπεις για λίγο «Προετοιμασία εφαρμογής» και μετά ανοίγει η Γραμματεία, δεν χρειάζεται να κάνεις τίποτε άλλο.
⚙

Στοιχεία Φροντιστηρίου

Είναι τα στοιχεία της επιχείρησης που χρησιμοποιούνται στις αποδείξεις και στα σχετικά έγγραφα.

  • Συμπλήρωσε επωνυμία / διακριτικό τίτλο, ΑΦΜ, ΔΟΥ, τηλέφωνο, διεύθυνση, πόλη, Τ.Κ. και email.
  • Γράψε τα στοιχεία ακριβώς όπως θέλεις να εμφανίζονται στην απόδειξη. Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται στο ΑΦΜ και στην επωνυμία.
  • Μόλις αποθηκευτούν, χρησιμοποιούνται αυτόματα στις επόμενες αποδείξεις.
  • Μπορείς να τα αλλάξεις οποτεδήποτε από το κουμπί «Στοιχεία Φροντιστηρίου».
  • Αν αλλάξει διεύθυνση, τηλέφωνο, email ή άλλο στοιχείο, ενημέρωσέ το πριν εκδώσεις την επόμενη απόδειξη.
Από πού βρίσκω τα στοιχεία;
  1. Από τα επίσημα στοιχεία της επιχείρησης.
  2. Από προηγούμενο παραστατικό του φροντιστηρίου.
  3. Από τον λογιστή, αν υπάρχει αμφιβολία για επωνυμία, ΔΟΥ ή φορολογικά στοιχεία.
Πριν την πρώτη κανονική απόδειξη: έλεγξε μία φορά το PDF και βεβαιώσου ότι όλα τα στοιχεία εμφανίζονται σωστά.
🧾

Έλεγχος υπηρεσίας αποδείξεων

Πριν καταχωρηθεί πληρωμή, η εφαρμογή ελέγχει ότι η υπηρεσία δημιουργίας απόδειξης είναι διαθέσιμη.

  • Αν βλέπεις πράσινο «Απόδειξη: συνδεδεμένη», μπορείς να προχωρήσεις κανονικά.
  • Αν εμφανιστεί «χωρίς σύνδεση», η πληρωμή σταματά ώστε να μη δημιουργηθεί μισή ή προβληματική εγγραφή.
  • Σε περίπτωση αποτυχίας, έλεγξε πρώτα τη σύνδεση Internet και δοκίμασε ξανά μετά από λίγο.
  • Μην επαναλαμβάνεις πολλές φορές την ίδια πληρωμή αν δεν είσαι βέβαιος αν καταχωρήθηκε. Έλεγξε πρώτα το ιστορικό του μαθητή.
Ασφαλής λογική: πρώτα ελέγχεται η υπηρεσία και μετά προχωρά η πληρωμή.

Καθημερινή λειτουργία

🎓

Μαθητές

Κάθε μαθητής έχει μία πλήρη καρτέλα. Από εκεί γίνεται σχεδόν όλη η καθημερινή διαχείρισή του.

  • Καταχώρησε ονοματεπώνυμο, τάξη, τμήμα, τηλέφωνο και email μαθητή.
  • Συμπλήρωσε σχολείο, διεύθυνση και στοιχεία πατέρα / μητέρας ή κηδεμόνα.
  • Το email κηδεμόνα είναι σημαντικό, γιατί χρησιμοποιείται για ενημέρωση απουσίας, υπενθύμιση διδάκτρων και προσωπική επικοινωνία.
  • Συμπλήρωσε μηνιαία δίδακτρα και έναρξη χρέωσης, ώστε το πρόγραμμα να γνωρίζει από ποιον μήνα αρχίζει η οφειλή.
  • Στην ίδια καρτέλα βλέπεις απουσίες, υπόλοιπο, σημειώσεις, ιστορικό πληρωμών και αποδείξεις.
  • Η καρτέλα μπορεί να εκτυπωθεί όταν χρειάζεται έντυπο αρχείο.
Προτεινόμενη σειρά για νέο μαθητή
  1. Ονοματεπώνυμο και τάξη.
  2. Τμήμα.
  3. Τηλέφωνο και email.
  4. Στοιχεία και email κηδεμόνα.
  5. Μηνιαία δίδακτρα και έναρξη χρέωσης.
  6. Τελικός έλεγχος και αποθήκευση.
Πριν από μαζικά email: έλεγξε ότι τα email μαθητών και κηδεμόνων είναι σωστά γραμμένα.
Στην ίδια καρτέλα: εκτός από στοιχεία, δίδακτρα και απουσίες, μπορείς να διαχειρίζεσαι κωδικό κηδεμόνα, αποστολή πρόσβασης, αξιολογήσεις 0–100, ιστορικό απουσιών, σημειώσεις και προσωπικές επικοινωνίες.
👨‍🏫

Καθηγητές & πρόγραμμα

Οργανώνεις ποιος διδάσκει, σε ποιο τμήμα, ποια ημέρα και ποια ώρα.

  • Για κάθε καθηγητή μπορείς να καταχωρήσεις στοιχεία επικοινωνίας, ειδικότητα και ωρομίσθιο.
  • Στο πρόγραμμα κάθε μάθημα συνδέεται με ημέρα, ώρα, τμήμα και καθηγητή.
  • Με τα κουμπιά «‹ Προηγούμενη», «Σήμερα» και «Επόμενη ›» μετακινείσαι από εβδομάδα σε εβδομάδα.
  • Αν μια νέα εβδομάδα δεν έχει ακόμη δικό της πρόγραμμα, η εφαρμογή μπορεί να χρησιμοποιήσει ως βάση το πιο πρόσφατο προηγούμενο πρόγραμμα.
  • Μόλις αποθηκευτεί η νέα εβδομάδα, λειτουργεί ανεξάρτητα. Αλλαγή στη νέα εβδομάδα δεν αλλάζει την προηγούμενη.
  • Στις ημερήσιες σημειώσεις μπορείς να γράφεις αναπληρώσεις, αλλαγές, εξετάσεις ή άλλες παρατηρήσεις.
  • Από κάθε μάθημα ανοίγεις άμεσα το παρουσιολόγιο του συγκεκριμένου τμήματος.
Παράδειγμα
  1. Δημιουργείς τον καθηγητή «Ν. Παπαδόπουλος».
  2. Ορίζεις Δευτέρα 18:00 — Τμήμα Β1 — Μαθηματικά.
  3. Την ώρα του μαθήματος ανοίγεις το παρουσιολόγιο Β1.
  4. Αν την επόμενη εβδομάδα αλλάξει μόνο η ώρα, αλλάζεις μόνο τη νέα εβδομάδα.
✕

Απουσίες

Δεν τσεκάρεις τους παρόντες. Σημειώνεις μόνο ποιος λείπει.

  • Όλοι οι μαθητές θεωρούνται αρχικά παρόντες.
  • Πατάς μόνο πάνω στον μαθητή που απουσιάζει. Η ένδειξη αλλάζει σε «✕ Έλειψε».
  • Η απουσία προστίθεται αμέσως στο σύνολο απουσιών, στο ιστορικό απουσιών και στις σημειώσεις του μαθητή με ημερομηνία, ώρα, τμήμα και μάθημα.
  • Αν υπάρχει σωστό email κηδεμόνα, η εφαρμογή επιχειρεί άμεση αποστολή ενημέρωσης απουσίας.
  • Αν δεν υπάρχει email κηδεμόνα ή αποτύχει η αποστολή, η απουσία παραμένει κανονικά καταχωρημένη και εμφανίζεται σχετικό μήνυμα.
  • Αν πάτησες λάθος μαθητή, ξαναπατάς «✕ Έλειψε». Η απουσία αφαιρείται από το παρουσιολόγιο, το σύνολο και το σχετικό ιστορικό.
Απουσία✕ Έλειψε
Παράδειγμα
  1. Ανοίγεις το παρουσιολόγιο του Β1.
  2. Πατάς «Απουσία» στον Γιώργο.
  3. Η εφαρμογή καταχωρεί αμέσως την απουσία και, αν υπάρχει email κηδεμόνα, στέλνει την ενημέρωση.
  4. Αν η καταχώριση έγινε κατά λάθος, ξαναπατάς το ίδιο κουμπί για αναίρεση.
✉

Επικοινωνία με κηδεμόνα

Στέλνεις προσωπικό μήνυμα χωρίς να χρειάζεται να ανοίξεις ξεχωριστό πρόγραμμα email.

  • Ανοίγεις την καρτέλα του μαθητή και βρίσκεις το πεδίο «Επικοινωνία με κηδεμόνα».
  • Γράφεις μόνο το κυρίως μήνυμα, π.χ. ενημέρωση για πρόοδο, αλλαγή ώρας ή υπενθύμιση.
  • Πατάς «Αποστολή στον κηδεμόνα». Η εφαρμογή χρησιμοποιεί το email που είναι αποθηκευμένο στην καρτέλα του μαθητή.
  • Το μήνυμα παίρνει αυτόματα σταθερή επαγγελματική μορφή και αναφέρει τον μαθητή.
  • Δεν υπάρχει ξεχωριστή λειτουργία «Τριμηνιαία ενημέρωση» — χρησιμοποιείς την ίδια απλή επικοινωνία για κάθε περίπτωση.
Αν δεν στέλνεται: έλεγξε πρώτα ότι στην καρτέλα υπάρχει σωστό email κηδεμόνα.
📚

Αποστολή υλικού σε τμήμα

Στέλνεις την ίδια ανακοίνωση ή το ίδιο αρχείο σε όλους τους μαθητές ή κηδεμόνες ενός τμήματος.

  • Πρώτα επιλέγεις το τμήμα, π.χ. Β1, Γ2 ή Α Λυκείου.
  • Μετά επιλέγεις αν το μήνυμα θα πάει στους Μαθητές ή στους Κηδεμόνες.
  • Η εφαρμογή υπολογίζει πόσοι παραλήπτες έχουν έγκυρο email και σε ενημερώνει αν κάποιοι δεν έχουν.
  • Γράφεις Θέμα και, αν θέλεις, ένα σύντομο μήνυμα.
  • Μπορείς να επισυνάψεις ένα αρχείο έως 5 MB: PDF, Word, Excel, PowerPoint, εικόνα ή txt.
  • Αν υπάρχει μόνο αρχείο και δεν γράψεις κείμενο, η εφαρμογή προσθέτει έτοιμο σύντομο συνοδευτικό μήνυμα.
  • Πριν σταλεί οτιδήποτε, εμφανίζεται επιβεβαίωση με τον ακριβή αριθμό παραληπτών.
  • Τα email αποστέλλονται ένα-ένα, ώστε ο κάθε παραλήπτης να μη βλέπει τις διευθύνσεις των άλλων.
  • Στο τέλος εμφανίζεται πόσα email στάλθηκαν επιτυχώς και πόσα απέτυχαν.
Πριν από μαζική αποστολή: έλεγξε ότι έχεις επιλέξει το σωστό τμήμα και τη σωστή κατηγορία παραληπτών.

Αρχική οθόνη & έξυπνες συντομεύσεις

Η αρχική οθόνη δεν είναι απλώς μενού· λειτουργεί ως καθημερινό κέντρο ελέγχου.

🏠

Σύνοψη ημέρας

Με μια ματιά βλέπεις τι συμβαίνει σήμερα και πού χρειάζεται ενέργεια.

  • Εμφανίζονται βασικά στατιστικά, όπως σύνολο μαθητών, σημερινά μαθήματα και οφειλές.
  • Στο πλαίσιο «Σήμερα» εμφανίζονται οι σημερινές πληροφορίες και εκκρεμότητες.
  • Οι τέσσερις μεγάλες ενότητες είναι Μαθητές, Καθηγητές & Πρόγραμμα, Οικονομικά και Γραμματεία.
  • Ο Πίνακας ραντεβού εμφανίζει στην αρχική τα προσεχή ραντεβού χωρίς να ανοίξεις άλλη ενότητα.
⚡

Γρήγορες ενέργειες

Δύο εργαλεία μειώνουν σημαντικά τον χρόνο αναζήτησης στο πρόγραμμα.

  • «Δες εικόνα προγραμμάτων»: εμφανίζει συγκεντρωτικά την εικόνα του προγράμματος.
  • «Βρες διαθέσιμη ώρα»: ελέγχει εβδομάδα, καθηγητή, τμήμα και διαθέσιμες αίθουσες.
  • Μπορείς να φιλτράρεις ανά τμήμα, καθηγητή και ημέρα.
  • Για κάθε ώρα φαίνεται αν είναι διαθέσιμη, πόσες αίθουσες χρησιμοποιούνται και ο λόγος που μια ώρα δεν είναι διαθέσιμη.

Νέο κέντρο επικοινωνίας

Επικοινωνείς με μαθητές, γονείς και συνεργάτες με πληκτρολόγηση ή φυσική ομιλία.

🎤

Φωνητική εντολή επικοινωνίας

Πατάς «Μίλα» και λες φυσικά τι θέλεις να κάνει η Γραμματεία.

  • Παραδείγματα: «πάρε τηλέφωνο τον πατέρα του Χαλεπλή», «στείλε μήνυμα στη μητέρα της Γεωργίου ότι άλλαξε η ώρα», «στείλε email στον Βασιλόπουλο».
  • Η εφαρμογή αναζητά αυτόματα το σωστό πρόσωπο μέσα στις αποθηκευμένες καρτέλες.
  • Αναγνωρίζει την ενέργεια: κλήση, μήνυμα ή email.
  • Για μαθητή μπορεί να αναγνωρίσει αν ζητάς τον ίδιο τον μαθητή, τον πατέρα, τη μητέρα ή τον κηδεμόνα, ανάλογα με τα διαθέσιμα στοιχεία.
  • Πριν εκτελεστεί η ενέργεια εμφανίζεται προεπισκόπηση με το πρόσωπο και τον προορισμό. Ελέγχεις και πατάς «✓ Επιβεβαίωση».
  • Με «Καθαρισμός» ακυρώνεις την τρέχουσα εντολή και ξεκινάς από την αρχή.
Για φωνητική χρήση: ο browser πρέπει να υποστηρίζει αναγνώριση ομιλίας και να έχει άδεια μικροφώνου.
⌨

Επικοινωνία και με πληκτρολόγηση

Δεν είναι απαραίτητο να χρησιμοποιήσεις μικρόφωνο.

  • Στο ίδιο πλαίσιο γράφεις την εντολή όπως θα την έλεγες προφορικά.
  • Η προεπισκόπηση ενημερώνεται καθώς γράφεις.
  • Για μήνυμα μπορείς να συμπεριλάβεις μέσα στην ίδια πρόταση και το κείμενο που θέλεις να σταλεί.
  • Η εφαρμογή δεν εκτελεί την ενέργεια «στα τυφλά»· σου ζητά επιβεβαίωση πριν συνεχίσει.
Ιδανικό για γρήγορη γραμματεία: μία πρόταση αρκεί για να βρεθεί ο παραλήπτης και να προετοιμαστεί η σωστή ενέργεια.
🎓

Άμεσο μήνυμα στον μαθητή

Στη λίστα μαθητών υπάρχει γρήγορη ενέργεια για προσωπική επικοινωνία.

  • Πατάς το κουμπί επικοινωνίας του μαθητή.
  • Η εφαρμογή χρησιμοποιεί το email μαθητή που υπάρχει στην καρτέλα.
  • Γράφεις το μήνυμα, βλέπεις επιβεβαίωση με το email του παραλήπτη και συνεχίζεις μόνο αν είναι σωστό.
  • Το email δημιουργείται με επαγγελματική μορφή και κλείσιμο της γραμματείας.
  • Αν δεν υπάρχει email μαθητή, η εφαρμογή σε ενημερώνει και δεν επιχειρεί αποστολή.
👪

Προσωπικό μήνυμα στον κηδεμόνα

Η ήδη υπάρχουσα επικοινωνία κηδεμόνα παραμένει διαθέσιμη μέσα στην καρτέλα μαθητή.

  • Γράφεις μόνο το κυρίως μήνυμα.
  • Η εφαρμογή βρίσκει το αποθηκευμένο email κηδεμόνα.
  • Το θέμα και η επαγγελματική εμφάνιση του email δημιουργούνται αυτόματα.
  • Χρησιμοποιείται για πρόοδο, αλλαγή ώρας, ενημέρωση, υπενθύμιση ή οποιοδήποτε προσωπικό θέμα.

Καρτέλα κηδεμόνα, βαθμοί & γρήγορες παρατηρήσεις

🔐

Προσωπικός κωδικός κηδεμόνα

Κάθε μαθητής μπορεί να έχει προσωπικό κωδικό πρόσβασης για την ηλεκτρονική ενημέρωση του κηδεμόνα.

  • Στην καρτέλα του μαθητή υπάρχει πεδίο «Κωδικός κηδεμόνα».
  • Με «Αλλαγή κωδικού» δημιουργείς νέο κωδικό όταν χρειάζεται.
  • Με «Αποστολή κωδικού στον κηδεμόνα» αποστέλλεται email με τον προσωπικό κωδικό και τον σύνδεσμο της ηλεκτρονικής καρτέλας.
  • Ο κωδικός αποστέλλεται μόνο αν υπάρχει έγκυρο email κηδεμόνα.
Αλλαγή κωδικού: μετά την αποθήκευση ο προηγούμενος κωδικός παύει να ισχύει.
💯

Αξιολογήσεις μαθητή

Καταχωρείς βαθμούς και παρατηρήσεις και δημιουργείς ιστορικό προόδου.

  • Επιλέγεις τύπο αξιολόγησης, καθηγητή, μάθημα, ημερομηνία, τμήμα και βαθμό 0–100.
  • Μπορείς να προσθέσεις σύντομη παρατήρηση, π.χ. κεφάλαιο ή σχόλιο επίδοσης.
  • Οι αξιολογήσεις εμφανίζονται στο ιστορικό του μαθητή.
  • Οι βαθμοί ενημερώνουν και την πρόοδο που βλέπει ο κηδεμόνας στην ηλεκτρονική του καρτέλα.
  • Λανθασμένη αξιολόγηση μπορεί να διαγραφεί από το ιστορικό.
⚠

Γρήγορες παρατηρήσεις από τη λίστα μαθητών

Καταχωρείς συχνές καθημερινές παρατηρήσεις χωρίς να ανοίγεις ολόκληρη την καρτέλα.

  • «Δεν προετοιμάστηκε»: προσθέτει αυτόματα στις σημειώσεις του μαθητή την ημερομηνία και την παρατήρηση.
  • «Έλειπε»: προσθέτει μία απουσία, ενημερώνει το ιστορικό και, αν υπάρχει email κηδεμόνα, αποστέλλει αμέσως ενημέρωση.
  • Οι γρήγορες ενέργειες ενημερώνουν αμέσως τις σχετικές οθόνες της εφαρμογής.
📝

Σημειώσεις μαθητή

Οι προσωπικές σημειώσεις λειτουργούν ως καθημερινό ιστορικό.

  • Μπορείς να ανοίξεις γρήγορα τη σημείωση από τη λίστα μαθητών.
  • Οι αυτόματες παρατηρήσεις και οι πληροφορίες απουσίας μπορούν να εμφανίζονται μαζί με τις χειροκίνητες σημειώσεις.
  • Στην ενότητα Γραμματεία υπάρχει συγκεντρωτική εικόνα σημειώσεων μαθητών.

Ραντεβού, υπενθυμίσεις & συνεργάτες

📅

Ραντεβού με φυσική ομιλία

Λες το ραντεβού όπως θα το έλεγες σε άνθρωπο και η εφαρμογή αναγνωρίζει ημερομηνία και ώρα.

  • Παράδειγμα: «Κλείσε την Τετάρτη στις 6 το απόγευμα με Γατσινάρη».
  • Μπορείς επίσης να γράψεις την πρόταση στο πεδίο.
  • Η εφαρμογή αναγνωρίζει εκφράσεις όπως σήμερα, αύριο και ημέρες της εβδομάδας και συμπληρώνει ημερομηνία/ώρα.
  • Μπορείς να ανοίξεις τις λεπτομέρειες και να διορθώσεις χειροκίνητα ημερομηνία ή ώρα.
  • Το ραντεβού πρέπει να είναι σε μελλοντική ώρα.
🔔

Ειδοποίηση ραντεβού

Για κάθε ραντεβού επιλέγεις πότε και πώς θα ειδοποιηθείς.

  • Επιλογές: την ίδια ώρα, 1, 5, 10, 15, 30 ή 60 λεπτά πριν.
  • Μπορείς να ενεργοποιήσεις ειδοποίηση στην οθόνη με ήχο.
  • Μπορείς να ενεργοποιήσεις email στο φροντιστήριο, χρησιμοποιώντας το email των Στοιχείων Φροντιστηρίου.
  • Υπάρχουν κουμπιά «Δοκιμή ειδοποίησης» και «Δοκιμή email» για έλεγχο πριν την πραγματική χρήση.
  • Από τον πίνακα ραντεβού μπορείς να ανοίξεις ένα ραντεβού για επεξεργασία ή να το διαγράψεις.
📌

Καθημερινές υπενθυμίσεις

Η ενότητα Γραμματεία κρατά απλές εκκρεμότητες παράλληλα με τα ραντεβού.

  • Με «＋ Νέα υπενθύμιση» δημιουργείς μια νέα εκκρεμότητα.
  • Οι υπενθυμίσεις εμφανίζονται συγκεντρωτικά στη λίστα εκκρεμοτήτων.
  • Μπορείς να τις αφαιρείς όταν ολοκληρωθούν.
  • Δίπλα εμφανίζονται και οι σημειώσεις μαθητών για άμεση εποπτεία.
🤝

Συνεργάτες

Κρατάς ξεχωριστές επαφές για βιβλιοπωλεία, χαρτικά, προμηθευτές και άλλες επιχειρήσεις.

  • Με «＋ Προσθήκη» καταχωρείς συνεργάτη με στοιχεία επικοινωνίας.
  • Κάθε συνεργάτης μπορεί να έχει γρήγορα κουμπιά Κλήση, Μήνυμα και Email.
  • Μπορείς να επεξεργαστείς τα στοιχεία του ανά πάσα στιγμή.
  • Οι συνεργάτες συμμετέχουν και στο φωνητικό κέντρο επικοινωνίας, ώστε να μπορείς να πεις π.χ. «στείλε email στο βιβλιοπωλείο …».

Έξυπνα εργαλεία προγράμματος

🕒

Βρες διαθέσιμη ώρα

Ελέγχει πραγματικά το εβδομαδιαίο πρόγραμμα αντί να ψάχνεις με το μάτι.

  • Φιλτράρεις ανά τμήμα, καθηγητή και ημέρα.
  • Η εφαρμογή λαμβάνει υπόψη πόσες αίθουσες είναι διαθέσιμες και πόσες χρησιμοποιούνται.
  • Οι μη διαθέσιμες ώρες εμφανίζονται διαφορετικά και αναγράφεται ο λόγος.
  • Οι διαθέσιμες ώρες εμφανίζουν πόσες αίθουσες παραμένουν ελεύθερες.
🗓

Εικόνα προγραμμάτων

Συγκεντρωτική οπτική εικόνα για γρήγορο έλεγχο της εβδομάδας.

  • Ανοίγει από την αρχική οθόνη στις Γρήγορες ενέργειες.
  • Χρησιμεύει για έλεγχο κατανομής μαθημάτων, καθηγητών και ωρών χωρίς να ανοίγεις διαδοχικά κάθε εγγραφή.
  • Σε συνδυασμό με το εργαλείο διαθέσιμης ώρας λειτουργεί σαν γρήγορος «πίνακας ελέγχου» του προγράμματος.

⚡ Αυτόματος Σχεδιασμός Προγράμματος

Ο έξυπνος σχεδιαστής δεν γεμίζει απλώς κενές ώρες. Συνδυάζει καθηγητές, τμήματα, μαθήματα, αίθουσες, ηλικίες και προτεραιότητες, ώστε να προτείνει ένα πραγματικά λειτουργικό εβδομαδιαίο πρόγραμμα.

🧠

Τι λαμβάνει υπόψη

Όλα τα δεδομένα που χρειάζονται πριν αρχίσει ο αυτόματος σχεδιασμός.

  • Καθηγητές: ονοματεπώνυμο, μάθημα / ειδικότητα, διαθέσιμες ημέρες και ώρες, ώρες που δεν μπορούν να διδάξουν.
  • Τμήματα: τάξη, επίπεδο, μαθήματα και συνολικές ώρες που χρειάζεται κάθε μάθημα την εβδομάδα.
  • Ανάθεση: ποιος καθηγητής διδάσκει κάθε μάθημα σε κάθε τμήμα.
  • Αίθουσες: πόσες αίθουσες υπάρχουν και αν είναι ήδη δεσμευμένες.
  • Ωράριο φροντιστηρίου: ποιες ημέρες και ποιες ώρες λειτουργεί.
  • Υπάρχον πρόγραμμα: μαθήματα που έχουν ήδη τοποθετηθεί μπορούν να παραμείνουν κλειδωμένα και να μη μετακινηθούν.
Βασική αρχή: ο αυτόματος σχεδιαστής χρησιμοποιεί το υπάρχον πρόγραμμα ως βάση και δεν διαγράφει αυθαίρετα ό,τι έχει ήδη οριστεί.
🔒

Κανόνες που δεν παραβιάζονται

Οι απόλυτοι περιορισμοί έχουν πάντα προτεραιότητα.

  • Ο ίδιος καθηγητής δεν μπορεί να διδάσκει σε δύο τμήματα την ίδια ώρα.
  • Το ίδιο τμήμα δεν μπορεί να έχει δύο μαθήματα ταυτόχρονα.
  • Η ίδια αίθουσα δεν μπορεί να χρησιμοποιείται από δύο τμήματα την ίδια ώρα.
  • Μάθημα δεν τοποθετείται σε ώρα που ο καθηγητής δεν είναι διαθέσιμος.
  • Μάθημα δεν τοποθετείται έξω από το ωράριο λειτουργίας του φροντιστηρίου.
  • Οι απαιτούμενες εβδομαδιαίες ώρες κάθε μαθήματος πρέπει να καλυφθούν.
Αν κάτι δεν χωράει: η εφαρμογή δεν δημιουργεί ψεύτικη λύση. Εμφανίζει ποιο μάθημα ή ποιος περιορισμός εμποδίζει το πρόγραμμα.
🎓

Σοφή κατανομή για τα τμήματα

Η ηλικία και η καθημερινότητα των μαθητών επηρεάζουν την ποιότητα της πρότασης.

  • Χωρίς κενά: τα μαθήματα του ίδιου τμήματος προτιμώνται συνεχόμενα, χωρίς άδειες ώρες ανάμεσά τους.
  • Γυμνάσιο: προτιμώνται νωρίτερες ώρες και αποφεύγονται έντονα πολύ βραδινά μαθήματα.
  • Λύκειο: επιτρέπονται αργότερες ώρες όταν χρειάζεται, με πιο ελαστικά όρια.
  • Πολλές συνεχόμενες ώρες: αποφεύγονται όταν υπάρχει καλύτερη επιλογή, ιδιαίτερα στις μικρότερες τάξεις.
  • Ισορροπία: δεν φορτώνεται υπερβολικά μία ημέρα αφήνοντας άλλες σχεδόν άδειες.
Παράδειγμα: ένα τμήμα Γυμνασίου δεν θα τοποθετείται 21:00–22:00 αν υπάρχει λογική εναλλακτική σε νωρίτερη ώρα.
↔

Μοίρασμα μαθημάτων μέσα στην εβδομάδα

Οι ώρες ενός μαθήματος δεν συγκεντρώνονται άσκοπα σε μία ημέρα.

  • Οι εβδομαδιαίες ώρες του ίδιου μαθήματος μοιράζονται σε περισσότερες ημέρες όταν γίνεται.
  • Για 4 ώρες Μαθηματικά προτιμάται, για παράδειγμα, 2+2 ή 1+1+2 και όχι 4 ώρες όλες μαζί.
  • Όπου είναι δυνατό, υπάρχει λογική απόσταση ανάμεσα στις ημέρες του ίδιου μαθήματος.
  • Η κατανομή προσαρμόζεται στο μάθημα, στην τάξη, στη διαθεσιμότητα καθηγητή και στο υπόλοιπο πρόγραμμα.
Στόχος: καλύτερη παιδαγωγική κατανομή και πιο ξεκούραστο εβδομαδιαίο πρόγραμμα για το τμήμα.
👨‍🏫

Λογικό πρόγραμμα καθηγητών

Δεν εξετάζονται μόνο τα τμήματα αλλά και η πραγματική καθημερινότητα των καθηγητών.

  • Προτιμώνται συνεχόμενα μπλοκ μαθημάτων αντί για διάσπαρτες ώρες.
  • Αποφεύγονται μεγάλα κενά ανάμεσα σε δύο μαθήματα του ίδιου καθηγητή.
  • Αποφεύγεται, όταν γίνεται, να έρχεται καθηγητής μόνο για μία ώρα.
  • Λαμβάνεται υπόψη ο μέγιστος λογικός αριθμός συνεχόμενων ωρών.
⭐

Βαθμολόγηση καλύτερης λύσης

Αν υπάρχουν πολλές σωστές λύσεις, η εφαρμογή επιλέγει την πιο ανθρώπινη.

  • Καλή βαθμολογία: χωρίς κενά στα τμήματα, σωστές ώρες ανά ηλικία, λογικό μοίρασμα μαθημάτων και συμπαγές ωράριο καθηγητών.
  • Ποινή: Γυμνάσιο πολύ αργά, μεγάλα κενά, υπερβολικά συνεχόμενες ώρες ή όλες οι ώρες ενός μαθήματος την ίδια ημέρα.
  • Ποινή: περιττές αλλαγές αίθουσας ή άσχημη κατανομή μέσα στην εβδομάδα.
Σημαντικό: ο στόχος δεν είναι «να βγει οποιοδήποτε πρόγραμμα», αλλά «να βγει το καλύτερο δυνατό πρόγραμμα».
🔍

Έλεγχος δεδομένων πριν τη δημιουργία

Πριν ξεκινήσει ο αλγόριθμος, μπορεί να εντοπίσει προβλήματα που κάνουν το πρόγραμμα αδύνατο.

  • Ελέγχει αν οι διαθέσιμες ώρες ενός καθηγητή επαρκούν για τα μαθήματα που του έχουν ανατεθεί.
  • Ελέγχει αν υπάρχουν αρκετές αίθουσες στις απαιτούμενες ώρες.
  • Ελέγχει αν κάποιο τμήμα έχει περισσότερες απαιτούμενες ώρες από όσες μπορούν να τοποθετηθούν.
  • Εμφανίζει σαφή αιτία και όχι γενικό μήνυμα αποτυχίας.
⚡

Δημιουργία πρότασης

Ο αυτόματος σχεδιασμός δημιουργεί πρώτα πρόταση και δεν αλλάζει αμέσως το κανονικό πρόγραμμα.

  • Πατάς «⚡ Αυτόματο πρόγραμμα».
  • Η εφαρμογή ελέγχει πρώτα τα δεδομένα και τους περιορισμούς.
  • Δημιουργεί προτεινόμενο εβδομαδιαίο πρόγραμμα.
  • Μπορείς να επιλέξεις Αποδοχή, Νέα πρόταση ή Χειροκίνητη διόρθωση.
  • Τα ήδη κλειδωμένα μαθήματα παραμένουν στη θέση τους.
Ασφάλεια: η πρόταση περνά στο κανονικό πρόγραμμα μόνο όταν την αποδεχτείς.
⚠

Όταν δεν υπάρχει τέλεια λύση

Η εφαρμογή εξηγεί ποια συνθήκη πρέπει να αλλάξει.

  • Αναφέρει ποιο τμήμα ή μάθημα δεν μπόρεσε να τοποθετήσει.
  • Αναφέρει αν το πρόβλημα είναι διαθεσιμότητα καθηγητή, αίθουσα, ωράριο ή σύγκρουση τμήματος.
  • Δεν παραβιάζει κρυφά τους βασικούς κανόνες για να «χωρέσει» το πρόγραμμα.

Πληρωμές & αποδείξεις

Η βασική λογική είναι: επιλέγεις μαθητή, πατάς πληρωμή και η εφαρμογή αναλαμβάνει τα υπόλοιπα.

€

Πληρωμή μήνα

Η εφαρμογή βρίσκει τον επόμενο απλήρωτο μήνα και σε καθοδηγεί στην καταχώρηση.

  • Ανοίγεις την καρτέλα του μαθητή και πατάς «Πληρωμή».
  • Η εφαρμογή εντοπίζει τον επόμενο απλήρωτο μήνα με βάση την έναρξη χρέωσης και το ιστορικό.
  • Ελέγχεις το ποσό και επιλέγεις τον τρόπο πληρωμής.
  • Με την ολοκλήρωση αποθηκεύονται μήνας, ποσό, ημερομηνία και τρόπος πληρωμής.
  • Οι πληρωμένοι μήνες εμφανίζονται με μικρά κροκί κουτάκια, ώστε να βλέπεις γρήγορα μέχρι πού έχει πληρώσει ο μαθητής.
  • Στο ιστορικό παραμένουν όλες οι προηγούμενες πληρωμές και οι σχετικές αποδείξεις.
9101112
Πριν επιβεβαιώσεις: έλεγξε μαθητή, μήνα και ποσό. Αν το myDATA είναι σε Παραγωγή, η ενέργεια μπορεί να οδηγήσει και σε πραγματική φορολογική διαβίβαση.
📄

Απόδειξη PDF

Μετά την επιτυχημένη πληρωμή δημιουργείται το αρχείο της απόδειξης.

  • Η απόδειξη δημιουργείται σε μορφή PDF, ώστε να μπορεί να αποθηκευτεί και να εκτυπωθεί.
  • Το PDF αποθηκεύεται στον επιλεγμένο φάκελο C:\DATA.
  • Περιλαμβάνει τα στοιχεία του φροντιστηρίου, τον μαθητή, τον μήνα, το ποσό και τον τρόπο πληρωμής.
  • Αν η πληρωμή διαβιβαστεί επιτυχώς στο myDATA και επιστραφεί MARK, το παραστατικό συνδέεται με αυτό το MARK.
  • Αν δεν βρίσκεις το PDF, έλεγξε πρώτα αν το DATA είναι συνδεδεμένο και αν ο browser έχει άδεια εγγραφής στον φάκελο.
Πρακτικά: η πληρωμή ενημερώνει την καρτέλα του μαθητή και παράλληλα δημιουργεί το αρχείο της απόδειξης.
↩

Ακύρωση χωρίς ΑΑΔΕ

Αν έγινε λάθος σε τοπική απόδειξη, την ακυρώνουμε ώστε να παραμείνει καθαρό ιστορικό.

  • Αφορά απόδειξη που δημιουργήθηκε χωρίς πραγματική διαβίβαση στην ΑΑΔΕ και χωρίς MARK.
  • Πατάς «Ακύρωση» στην αντίστοιχη εγγραφή.
  • Η πληρωμή αναιρείται και ο μήνας ξαναεμφανίζεται ως οφειλή, ώστε να μπορεί να καταχωρηθεί σωστά αργότερα.
  • Η παλιά εγγραφή δεν εξαφανίζεται. Παραμένει στο ιστορικό με ένδειξη «Ακυρωμένη τοπικά — χωρίς ΑΑΔΕ».
Μην διαγράφεις χειροκίνητα το ιστορικό. Χρησιμοποίησε την προβλεπόμενη ακύρωση, ώστε να φαίνεται καθαρά τι έγινε.
⏰

Υπενθύμιση διδάκτρων

Η εφαρμογή εντοπίζει παλιές απλήρωτες οφειλές και μπορεί να ενημερώσει αυτόματα τον κηδεμόνα.

  • Όταν ένας μήνας παραμένει απλήρωτος για 45 ημέρες, προγραμματίζεται ευγενική υπενθύμιση, εφόσον υπάρχει email κηδεμόνα.
  • Το μήνυμα αναφέρει ποιος μήνας εκκρεμεί και το ποσό της οφειλής.
  • Ο έλεγχος γίνεται όταν ανοίγει η εφαρμογή και στη συνέχεια περίπου κάθε 1 ώρα όσο παραμένει ανοιχτή.
  • Στις 44 ημέρες δεν γίνεται αποστολή. Από την 45η ημέρα και μετά η υπενθύμιση στέλνεται στον επόμενο έλεγχο.
  • Μόλις σταλεί, η αποστολή καταγράφεται ώστε να μη σταλεί ξανά η ίδια υπενθύμιση για τον ίδιο μήνα.
  • Αν δεν υπάρχει σωστό email κηδεμόνα, η εφαρμογή δεν μπορεί να στείλει την ενημέρωση.
Για να δουλεύει σωστά: φρόντισε η έναρξη χρέωσης, το ποσό διδάκτρων και το email κηδεμόνα να έχουν καταχωρηθεί σωστά.

ΑΑΔΕ / myDATA

Η εφαρμογή λειτουργεί και χωρίς διαβίβαση στο myDATA. Αν ενεργοποιήσεις ΑΑΔΕ, κάνε πρώτα τη ρύθμιση μία φορά, έλεγξε τα στοιχεία σε Προσομοίωση και χρησιμοποίησε Παραγωγή μόνο όταν είσαι έτοιμος.

🏛

Με ΑΑΔΕ ή Χωρίς ΑΑΔΕ

Η επιλογή καθορίζει αν οι αποδείξεις θα διαβιβάζονται στο myDATA.

  • Χωρίς ΑΑΔΕ: η Γραμματεία κρατά την πληρωμή και δημιουργεί το PDF, αλλά δεν στέλνει φορολογικά δεδομένα στο myDATA.
  • Με ΑΑΔΕ: ενεργοποιούνται οι ρυθμίσεις myDATA και η δυνατότητα διαβίβασης.
  • Η επιλογή αφορά μόνο τη διαβίβαση. Δεν αλλάζει μαθητές, δίδακτρα, παλιές πληρωμές, πρόγραμμα ή απουσίες.
  • Αν απλώς μαθαίνεις την εφαρμογή ή κάνεις έλεγχο, χρησιμοποίησε Προσομοίωση.
Χωρίς ΑΑΔΕΜε ΑΑΔΕ
Απλός κανόνας: Παραγωγή μόνο αφού έχουν ελεγχθεί τα στοιχεία σύνδεσης και οι φορολογικές ρυθμίσεις.
🧪

Τρεις λειτουργίες

Η λειτουργία καθορίζει αν γίνεται δοκιμή ή πραγματική αποστολή.

  • Προσομοίωση: η ασφαλής επιλογή για εκπαίδευση και έλεγχο. Δεν στέλνεται τίποτα πραγματικά στην ΑΑΔΕ και δεν υπάρχει πραγματικό MARK.
  • Δοκιμαστική ΑΑΔΕ: τεχνική δοκιμή στο δοκιμαστικό περιβάλλον myDATA. Δεν αποτελεί πραγματική φορολογική διαβίβαση.
  • Παραγωγή: πραγματική αποστολή στο παραγωγικό myDATA. Αν η αποστολή γίνει δεκτή, επιστρέφεται πραγματικό MARK.
ΠροσομοίωσηΠαραγωγή
ΠΡΟΣΟΧΗ: η «Παραγωγή» δεν είναι δοκιμή. Μην τη χρησιμοποιείς μέχρι να έχεις ελέγξει πλήρως τη ρύθμιση.
🔐

Ρύθμιση myDATA μία φορά

Εδώ καταχωρούνται τα στοιχεία σύνδεσης του φροντιστηρίου με το myDATA. Δεν βάζουμε τους προσωπικούς κωδικούς TAXISnet.

  • Χρειάζονται τέσσερα βασικά στοιχεία: myDATA User ID, Subscription Key, ΑΦΜ εκδότη και σειρά παραστατικού.
  • Το myDATA User ID είναι το όνομα χρήστη που έχει δημιουργηθεί για την πρόσβαση στο myDATA REST API.
  • Το Subscription Key είναι ο ειδικός Κωδικός API που αντιστοιχεί σε αυτόν τον χρήστη. Είναι μυστικό στοιχείο και δεν πρέπει να κοινοποιείται.
  • Το ΑΦΜ εκδότη είναι το ΑΦΜ του φροντιστηρίου / της επιχείρησης που εκδίδει το παραστατικό.
  • Η σειρά παραστατικού είναι η σειρά αρίθμησης που θα χρησιμοποιεί η εφαρμογή, π.χ. Α.
  • Με το «Αποθήκευση & Έλεγχος» αποθηκεύονται τα στοιχεία και γίνεται έλεγχος σύνδεσης.
  • Με το «Έλεγχος υπάρχουσας σύνδεσης» ελέγχονται τα στοιχεία που έχουν ήδη αποθηκευτεί.
myDATA User ID
Αντιγράφεις το όνομα χρήστη της εγγραφής REST API. Δεν είναι το username του TAXISnet.
Subscription Key
Αντιγράφεις τον Κωδικό API / Subscription Key που αντιστοιχεί στον συγκεκριμένο χρήστη REST API.
ΑΦΜ εκδότη
Γράφεις το ΑΦΜ της επιχείρησης που εκδίδει την απόδειξη, όχι του μαθητή ή του κηδεμόνα.
Σειρά παραστατικού
Γράφεις τη σειρά που θα χρησιμοποιεί η εφαρμογή, π.χ. Α. Αν υπάρχει ήδη άλλη εφαρμογή τιμολόγησης, συνεννοήσου με τον λογιστή για τη σειρά.
Πού τα βρίσκω — βήμα-βήμα
  1. Μπαίνω στην επίσημη περιοχή myDATA της ΑΑΔΕ.
  2. Επιλέγω «Εγγραφή στο myDATA REST API».
  3. Συνδέομαι με τα στοιχεία που απαιτούνται για την επιχείρηση.
  4. Αν δεν υπάρχει ήδη χρήστης REST API, δημιουργώ νέα εγγραφή.
  5. Κρατάω το όνομα χρήστη και τον Κωδικό API / Subscription Key.
  6. Επιστρέφω στη Γραμματεία και τα αντιγράφω στα αντίστοιχα πεδία.
  7. Συμπληρώνω ΑΦΜ εκδότη και σειρά παραστατικού.
  8. Πατάω «Αποθήκευση & Έλεγχος».
Άνοιγμα επίσημης σελίδας myDATA ΑΑΔΕ ↗
Ασφάλεια: το Subscription Key είναι ευαίσθητο στοιχείο. Μετά την αποθήκευση δεν χρειάζεται να εμφανίζεται ολόκληρο στην οθόνη.
🎓

Ρυθμίσεις φροντιστηρίου

Το έτοιμο preset συμπληρώνει τις φορολογικές τιμές που έχει προβλεφθεί να χρησιμοποιεί η εφαρμογή για τη συγκεκριμένη περίπτωση.

  • Πατάς «Συμπλήρωση για Φροντιστήριο» και η εφαρμογή συμπληρώνει αυτόματα τις βασικές επιλογές.
  • Στο τρέχον preset χρησιμοποιείται παραστατικό 11.2 — ΑΠΥ.
  • Για ΦΠΑ χρησιμοποιείται 7 — Άνευ ΦΠΑ και ως αιτία απαλλαγής 7 — άρθρο 22.
  • Για χαρακτηρισμό εσόδου χρησιμοποιούνται category1_3 και E3_561_003.
  • Οι τιμές πρέπει να συμφωνούν με τον τρόπο που λειτουργεί φορολογικά η συγκεκριμένη επιχείρηση. Αν υπάρχει οποιαδήποτε ιδιαιτερότητα, ζήτησε επιβεβαίωση από τον λογιστή πριν χρησιμοποιήσεις Παραγωγή.
Μην αλλάζεις φορολογικούς κωδικούς επειδή «μοιάζουν σωστοί». Αν δεν είσαι βέβαιος, δείξε αυτή την οθόνη στον λογιστή και ζήτησε να επιβεβαιώσει τύπο παραστατικού, ΦΠΑ, αιτία απαλλαγής και χαρακτηρισμούς.
1

Πρώτη ρύθμιση ΑΑΔΕ — ασφαλής σειρά

Ακολούθησε αυτή τη σειρά την πρώτη φορά, χωρίς να παραλείψεις βήμα.

Βήμα 1: Άφησε τη λειτουργία σε Προσομοίωση.
Βήμα 2: Βρες από την ΑΑΔΕ το myDATA User ID και το Subscription Key.
Βήμα 3: Συμπλήρωσε το ΑΦΜ εκδότη και τη σειρά παραστατικού.
Βήμα 4: Άνοιξε τις Φορολογικές ρυθμίσεις — Φροντιστήριο και έλεγξε τις τιμές.
Βήμα 5: Πάτησε «Αποθήκευση & Έλεγχος».
Βήμα 6: Κάνε δοκιμαστική πληρωμή σε Προσομοίωση και έλεγξε ότι η ροή και το PDF είναι σωστά.
Βήμα 7: Μόνο όταν όλα έχουν ελεγχθεί, επίλεξε Παραγωγή για πραγματική διαβίβαση.
✓

MARK

Το MARK είναι ο μοναδικός αριθμός καταχώρησης που επιστρέφει το myDATA όταν η πραγματική διαβίβαση γίνει αποδεκτή.

  • Μετά από επιτυχημένη αποστολή στην Παραγωγή, το myDATA επιστρέφει MARK.
  • Η εφαρμογή το εμφανίζει δίπλα στην αντίστοιχη απόδειξη / πληρωμή, ώστε να γνωρίζεις ότι το παραστατικό έχει διαβιβαστεί.
  • Από τη στιγμή που υπάρχει MARK, η εγγραφή δεν αντιμετωπίζεται σαν απλή τοπική πληρωμή.
  • Αν έγινε λάθος, δεν διαγράφεις την εγγραφή. Χρησιμοποιείς τη διαδικασία Ακύρωσης.
  • Το MARK παραμένει στο ιστορικό για να μπορείς αργότερα να αναγνωρίσεις το παραστατικό.
MARK: …
Με απλά λόγια: MARK = η πραγματική διαβίβαση έγινε δεκτή από το myDATA.
↻

Επαναδιαβίβαση

Χρησιμοποιείται όταν επιχειρήθηκε αποστολή στο myDATA αλλά δεν ολοκληρώθηκε και δεν υπάρχει MARK.

  • Αν η διαβίβαση αποτύχει και δεν υπάρχει MARK, εμφανίζεται η δυνατότητα «Επαναδιαβίβαση».
  • Πριν την πατήσεις, έλεγξε ότι η εγγραφή πράγματι δεν έχει MARK.
  • Η επαναδιαβίβαση αφορά παραστατικά που προορίζονταν για ΑΑΔΕ. Δεν χρησιμοποιείται για απόδειξη που δημιουργήθηκε εξαρχής με επιλογή Χωρίς ΑΑΔΕ.
  • Όταν η επαναδιαβίβαση ολοκληρωθεί και επιστραφεί MARK, η εγγραφή θεωρείται πλέον διαβιβασμένη.
Αν αποτυγχάνει επανειλημμένα: μην κάνεις συνεχόμενες τυφλές προσπάθειες. Έλεγξε μήνυμα σφάλματος, σύνδεση Internet και ρυθμίσεις myDATA.
✕

Ακύρωση με MARK

Αν το παραστατικό έχει ήδη διαβιβαστεί, δεν το εξαφανίζουμε από το ιστορικό.

  • Αν η απόδειξη έχει ήδη MARK και διαπιστωθεί λάθος, χρησιμοποιείς το κουμπί «Ακύρωση».
  • Η εφαρμογή στέλνει το αίτημα ακύρωσης στο myDATA.
  • Η αρχική εγγραφή παραμένει στο ιστορικό, ώστε να φαίνεται τι εκδόθηκε και τι ακυρώθηκε.
  • Όταν επιστραφεί MARK ακύρωσης, εμφανίζεται μαζί με το αρχικό MARK.
Κανόνας: παραστατικό με MARK δεν διαγράφεται χειροκίνητα. Χρησιμοποιείται η προβλεπόμενη ακύρωση.
💡

Γρήγορος κανόνας

Αν θυμάσαι αυτά τα τρία, θα ξέρεις αμέσως ποια ενέργεια χρειάζεται.

Χωρίς ΑΑΔΕ: τοπική απόδειξη → Ακύρωση αν έγινε λάθος.
Με ΑΑΔΕ, χωρίς MARK: Επαναδιαβίβαση.
Με MARK: Ακύρωση στην ΑΑΔΕ — ποτέ διαγραφή.
1. Χωρίς ΑΑΔΕ και χωρίς MARK: αν έγινε λάθος → Ακύρωση.
2. Με ΑΑΔΕ αλλά χωρίς MARK: αν η αποστολή δεν ολοκληρώθηκε → Επαναδιαβίβαση.
3. Με MARK: αν έγινε λάθος → Ακύρωση στην ΑΑΔΕ, ποτέ απλή διαγραφή.

Ασφάλεια δεδομένων

💾

Αντίγραφο ασφαλείας

Το backup κρατά αντίγραφο των βασικών δεδομένων της Γραμματείας ώστε να μπορείς να τα επαναφέρεις.

  • Πατάς «💾 Αντίγραφο» και επιβεβαιώνεις ότι θέλεις να δημιουργηθεί backup.
  • Στο αρχείο περιλαμβάνονται τα βασικά δεδομένα της εφαρμογής: μαθητές, καθηγητές, πρόγραμμα, εκκρεμότητες, απουσίες, ημερήσιες σημειώσεις, πληρωμές, email, στοιχεία φροντιστηρίου και τα πρόσθετα δεδομένα που αποθηκεύονται από τις σύγχρονες λειτουργίες της Γραμματείας.
  • Κατεβαίνει αρχείο με όνομα τύπου grammateia-backup-ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ.json.
  • Μην επεξεργάζεσαι το JSON με το χέρι. Κράτησέ το όπως δημιουργήθηκε.
  • Φύλαξέ το σε δεύτερο ασφαλές σημείο, π.χ. USB ή άλλο ασφαλές αποθηκευτικό χώρο.
  • Πριν από μεγάλη αλλαγή, μεταφορά σε νέο υπολογιστή ή επαναφορά, πάρε πάντα νέο backup.
Καλή πρακτική
  1. Πάρε backup τακτικά.
  2. Κράτα τουλάχιστον το πιο πρόσφατο και ένα παλαιότερο.
  3. Πριν αλλάξεις υπολογιστή, βεβαιώσου ότι το νέο backup έχει αποθηκευτεί σωστά.
🔓

Αποδέσμευση

Χρησιμοποιείται όταν σταματάς να χρησιμοποιείς τον παλιό υπολογιστή και θέλεις να μεταφέρεις τη χρήση σε άλλον.

  • Πρώτα πάρε Αντίγραφο ασφαλείας. Μην ξεκινήσεις τη μεταφορά χωρίς backup.
  • Πατάς «🔓 Αποδέσμευση» και η εφαρμογή ζητά επιβεβαίωση.
  • Για δεύτερη προστασία πρέπει να γράψεις ακριβώς ΑΠΟΔΕΣΜΕΥΣΗ.
  • Η αποδέσμευση δεν διαγράφει μαθητές, πληρωμές ή αποδείξεις από τον παλιό υπολογιστή.
  • Αφαιρεί την αποθηκευμένη ενεργοποίηση της άδειας από τον συγκεκριμένο browser.
  • Στον νέο υπολογιστή ανοίγεις τη Γραμματεία, συνδέεις DATA, ενεργοποιείς την άδεια και στη συνέχεια κάνεις Επαναφορά από το backup.
Σειρά μεταφοράς: Αντίγραφο → Αποδέσμευση → νέος υπολογιστής → ενεργοποίηση → Επαναφορά.
↩

Επαναφορά

Χρησιμοποιείται για να ξαναφορτώσεις δεδομένα από ένα προηγούμενο αντίγραφο ασφαλείας.

  • Πατάς «↩ Επαναφορά» και επιλέγεις το αρχείο .json που είχε δημιουργήσει η Γραμματεία.
  • Η εφαρμογή ζητά επιβεβαίωση γιατί η ενέργεια αντικαθιστά τα δεδομένα που βλέπεις τώρα.
  • Για δεύτερη επιβεβαίωση γράφεις ακριβώς ΕΠΑΝΑΦΟΡΑ.
  • Τα τωρινά δεδομένα αντικαθίστανται από την κατάσταση που υπήρχε όταν δημιουργήθηκε το backup.
  • Μετά την επαναφορά ανανεώνονται οι βασικές οθόνες της εφαρμογής.
  • Αν έχεις νεότερες καταχωρήσεις μετά την ημερομηνία του backup, αυτές δεν θα υπάρχουν στο παλιότερο αντίγραφο.
Πριν κάνεις Επαναφορά: πάρε πρώτα ένα νέο backup της τωρινής κατάστασης, ώστε να μπορείς να επιστρέψεις σε αυτή αν χρειαστεί.

Πώς δουλεύει στην πράξη

Ο στόχος είναι η καθημερινή χρήση να γίνεται χωρίς περιττή γραφειοκρατία.

ΒΗΜΑ 1

Συνδέεις DATA

Δημιουργείς ή επιλέγεις το C:\DATA και δίνεις στον browser άδεια πρόσβασης.

ΒΗΜΑ 2

Συμπληρώνεις βασικά στοιχεία

Καταχωρείς στοιχεία φροντιστηρίου, μαθητές, κηδεμόνες, τμήματα και καθηγητές.

ΒΗΜΑ 3

Οργανώνεις πρόγραμμα

Ορίζεις ημέρες, ώρες και τμήματα και χρησιμοποιείς το παρουσιολόγιο για τις απουσίες.

ΒΗΜΑ 4

Καταχωρείς πληρωμές

Ελέγχεις μαθητή, μήνα και ποσό. Η εφαρμογή ενημερώνει το ιστορικό και δημιουργεί PDF.

ΒΗΜΑ 5

Ελέγχεις & ασφαλίζεις

Παρακολουθείς MARK / ακυρώσεις όπου υπάρχει ΑΑΔΕ και παίρνεις τακτικά backup.

✓

Πριν ξεκινήσεις κανονική χρήση

Ένας γρήγορος τελικός έλεγχος για να είσαι ήσυχος.

✓ DATA: ο φάκελος είναι συνδεδεμένος και δημιουργούνται PDF.
✓ Φροντιστήριο: επωνυμία, ΑΦΜ, ΔΟΥ, διεύθυνση και email είναι σωστά.
✓ Μαθητές: τμήμα, δίδακτρα, έναρξη χρέωσης και email κηδεμόνα είναι σωστά.
✓ Email: έχεις ελέγξει ότι οι βασικές αποστολές φεύγουν σωστά.
✓ Επικοινωνία: έχεις δοκιμάσει μήνυμα σε μαθητή, μήνυμα σε κηδεμόνα και, αν θέλεις, φωνητική εντολή.
✓ Κηδεμόνας: οι μαθητές που χρειάζονται ηλεκτρονική ενημέρωση έχουν σωστό email και προσωπικό κωδικό.
✓ Ραντεβού: έχεις δοκιμάσει ειδοποίηση και email υπενθύμισης.
✓ myDATA: αν το χρησιμοποιείς, έχεις δοκιμάσει πρώτα σε Προσομοίωση και έχεις επιβεβαιώσει τις φορολογικές ρυθμίσεις.
✓ Backup: έχεις δημιουργήσει το πρώτο αντίγραφο ασφαλείας.
⚠️

Προσοχή στην ΑΑΔΕ

Για απλή δοκιμή της εφαρμογής χρησιμοποίησε Προσομοίωση. Η επιλογή Παραγωγή είναι για πραγματική φορολογική διαβίβαση. Αν μια πραγματική απόδειξη έχει ήδη πάρει MARK, δεν τη διαγράφουμε· χρησιμοποιούμε Ακύρωση. Αν δεν είσαι βέβαιος για φορολογικό κωδικό ή χαρακτηρισμό, επιβεβαίωσέ τον με τον λογιστή πριν από την Παραγωγή.

Γρήγορη • Απλή • Πρακτική
Η Γραμματεία είναι φτιαγμένη ώστε μαθητές, κηδεμόνες, επικοινωνίες, πρόγραμμα, οικονομικά, ραντεβού και φορολογική ροή να ελέγχονται από ένα ενιαίο περιβάλλον με όσο το δυνατόν λιγότερες κινήσεις.